Conservation de documents: ne détruisez pas tout après 6 ans!!

La croyance est assez répandue qu’après le fameux « sept ans », les entreprises peuvent détruire leurs documents… Erreur!
Bien qu’il soit vrai que plusieurs documents peuvent être détruits 6 ans après l’année à laquelle ils se rapportent (donc le 7 ans que tous ont en tête), il y a plusieurs documents qu’il faut conserver pratiquement indéfiniment.

Le Guide de l’ARC RC4409 rappelle que « Vous devez conserver indéfiniment les registres et les pièces justificatives qui se rapportent à l’acquisition ou à la disposition à long terme d’un bien, à l’enregistrement des actions ainsi qu’aux autres renseignements historiques qui pourraient avoir un impact lors de la vente ou de la liquidation de l’entreprise. »

Par exemple, vous engagez des dépenses de rénovation de l’immeuble de votre entreprise et ces dépenses sont capitalisées : vous devez conserver ces pièces justificatives indéfiniment jusqu’à la vente de l’immeuble en question, car le montant de ces dépenses aura un impact sur le gain en capital à être imposé.

Autre exemple, vous prêtez des sommes à votre entreprise, et vous ne vous remboursez pas pour de nombreuses années. Dix ans plus tard, vous vous remboursez : vous devez être en mesure de prouver comment vous avez fait ces avances dix ans plus tôt.

Enfin, bien que vous pouvez détruire certaines pièces justificatives après environ 7 ans, n’oubliez pas que le fisc peut émettre des cotisations plusieurs années plus tard si le fisc allègue qu’il y a « fausse représentation » de votre part. Vous aurez alors à vous défendre, même si le délai de conservation des documents est échu.

La morale de cette histoire? Conservez vos documents!