L’entreprise doit tenir à jour les dossiers et les registres suivants :
-un registre des transactions effectuées contenant notamment les renseignements de base permettant de vérifier l'identité des clients;
-les dossiers nécessaires à l'identification de ses sources de liquidités;
-un registre comptable contenant le bilan et l'état des résultats;
-un registre de comptes et les rapports de conciliation bancaire;
-un dossier contenant le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du domicile et les fonctions de ses dirigeants, de ses administrateurs, de ses associés et de ses employés;
-un dossier contenant les originaux de tous les documents transmis à Revenu Québec;
-un dossier contenant l'information permettant de vérifier l'identité des cocontractants liés à des activités de services monétaires;
-tout autre dossier ou registre prévu par règlement.
Revenu Quebec peut envoyer un inspecteur pour vérifier votre guichet ATM et vos registres, et émettre un avis d’infraction si vous avez omis de vous conformer à vos obligations en vertu de la LESM. Nous constatons que l'application de la LESM par Revenu Quebec est très sévère, et Revenu Quebec semble vouloir punir plutôt qu'accompagner les propriétaires qui ont plutôt besoin d'aide et d'instructions pour se conformer.
Il est possible de contester ces avis d’infraction, notamment en démontrant votre diligence raisonnable.
Nous pouvons vous aider avec cette contestation, contactez-nous pour en discuter.